Policy för behandling av personuppgifter
Syfte
En bostadsrättsförening hanterar ett flertal personuppgifter och syftet med den här policyn är att tydliggöra hur vi i Brf Nyåsbo behandlar dina personuppgifter för att du ska känna dig trygg med att föreningen värnar om din integritet. Genom policyn får du även veta vilka personuppgifter vi har, hur vi behandlar dem och varför vi har dem samt under vilka förutsättningar du kan ta tillvara dina rättigheter.
Bakgrund
Som bostadsrättsförening har vi en skyldighet att följa det regelverk som bland annat finns i bostadsrättslagen, vad gäller exempelvis förande av medlems- och lägenhetsförteckning. Vi behöver även dina personuppgifter för att kunna fullfölja våra förpliktelser gentemot dig som medlem eller hyresgäst i bostadsrättsföreningen.
Utgångspunkten i all behandling av personuppgifter är att inte behandla fler personuppgifter än vad som behövs för ändamålet och inte, annat än när det är absolut nödvändigt, använda integritetskänsliga uppgifter.
Du har rätt att få information om vilka uppgifter Bostadsrättsföreningen har om dig och under förutsättning att det inte finns en laglig grund för föreningen att spara uppgifterna, har du även rätt att få uppgifterna raderade.
Personuppgifter
Personuppgifter är information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person, t. ex namn, personnummer, lägenhetsnummer bilder, adress, telefonnummer och e-postadress. Att behandla personuppgifter innebär att en eller flera åtgärder utförs; såsom insamling, lagring, läsning, bearbetning eller överföring av uppgifterna.
Riktlinjer
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Bostadsrättsföreningen behandlar endast personuppgifter när det finns en laglig grund, dvs. när föreningen behöver personuppgiften för att fullgöra förpliktelser i lag eller avtal, eller om det finns ett uttryckligt samtycke från dig som medlem/hyresgäst.
Här följer exempel på personuppgifter föreningen behandlar:
-
Namn
-
Personnummer
-
Lägenhetsnummer
-
Överlåtelseavtal
-
Uppgifter om ev. andrahandsuthyrningar
-
Pantförskrivningar
-
E-postadress
-
Telefonnummer
-
Uppgifter som du själv registrerar och frivilligt uppger
Hur får vi tillgång till dina personuppgifter?
Ditt medlemskap eller ditt hyresavtal i Brf Nyåsbo ligger till grund för de personuppgifter föreningen behandlar. För att kunna godkänna din ansökan om medlemskap i föreningen krävs en överlåtelsehandling där bl.a. uppgifter om ditt namn, personnummer och lägenhetsnummer framgår. I de flesta fall kommer uppgifterna från mäklaren som bistått vid överlåtelsen.
Enligt bostadsrättslagen är föreningen skyldig att föra en förteckning över sina medlemmar med uppgift om bl.a. vilken lägenhet medlemmen nyttjar samt även uppgift om aktuella pantsättningar. Pantsättningshandlingarna inkommer från den bank vari du som medlem tagit upp ett lån, däremot finns inte några uppgifter om lånets storlek eller belopp.
För att kunna erbjuda dig en parkeringsplats/garage har föreningen en parkeringskö med uppgift om namn, lägenhetsnummer och kontaktuppgifter, uppgifterna kommer ifrån den intresseanmälan du själv har lämnat till föreningen.
Du som medlem eller hyresgäst har rätt att kunna komma i kontakt med föreningens styrelse, likväl som styrelsen behöver kunna nå dig med information. Därför samlar föreningen in uppgift om e-postadresser och telefonnummer.
Har du lämnat ett samtycke till föreningen för ett speciellt ändamål kan du när som helst återkalla ditt samtycke till att föreningen behandlar dina personuppgifter, vilket innebär att föreningen då måste radera personuppgifterna eller inhämta ett nytt samtycke från dig. Radering av personuppgifter förutsätter dock att föreningen inte behöver behandla dessa för att fullgöra förpliktelse enligt lag eller avtal. Tänk också på att ett återkallande av samtycke kan innebära att föreningen inte längre kan fullgöra de skyldigheter vi har gentemot dig.
Vilken information ger vi till dig?
Som hyresgäst eller medlem i Brf Nyåsbo har du alltid rätt att få ett utdrag ur lägenhetsförteckningen och kan på så sätt enkelt se vilka uppgifter föreningen har registrerat. Du får även ta del av denna policy och du kommer även få information om hur du kan kontakta oss om du har frågor eller behöver lämna en begäran eller förfrågan som rör dina personuppgifter och/eller rättigheter.
Behandlas dina personuppgifter på ett betryggande sätt?
Föreningen har rutiner och arbetssätt för att dina personuppgifter ska hanteras på ett säkert sätt. Brf Nyåsbo anlitar Rådrum AB och Fastighetsägarna för föreningens förvaltning. Riktlinjerna för hur Rådrum och Fastighetsägarna får hantera personuppgifterna på uppdrag av föreningen finns reglerat i särskilt avtal (personuppgiftsbiträdesavtal) och utgångspunkten är att endast personal som behöver personuppgifterna för att utföra sina arbetsuppgifter ska ha tillgång till dem. Bland annat har de sekretessåtaganden som skyddar dina uppgifter. I föreningen är det endast styrelsen som har tillgång till dina personuppgifter. Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter om detta krävs av tillämpliga lagar och förordningar, eller för att svara på en begäran från rättslig eller administrativ myndighet.
Vi vidtar alla rimliga, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en hög skyddsnivå.
Lagringstider
Vi sparar dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för ändamålet med behandlingen. Det kan vara så länge det krävs för att vi ska kunna fullgöra vårt avtal gentemot dig och så länge det krävs enligt lagstadgade lagringstider.
När lämnar vi ut dina personuppgifter?
Föreningens utgångspunkt är att inte lämna ut dina personuppgifter till tredje part om du inte har samtyckt till det eller om det inte är nödvändigt för att uppfylla föreningens förpliktelser enligt lag eller avtal. I de fall vi lämnar ut personuppgifter till tredje part görs detta enligt i avtal upprättade riktlinjer, vilka säkerställer att personuppgifterna behandlas på ett betryggande sätt.
Ansvar
Brf Nyåsbo är personuppgiftsansvarig, vilket innebär att föreningen ansvarar för hur dina personuppgifter behandlas och att dina rättigheter tas tillvara. E-posta vid frågor gällande dina rättigheter enligt ovan eller annars vill komma i kontakt med oss med anledning av behandling av dina personuppgifter.
Stockholm, 2019-01-01
Styrelsen i Brf Nyåsbo